Je vaše práce s e-maily efektivní?

Položili jste si někdy podobnou otázku? Já ano, byly totiž doby, kdy jsem měl ve schránce hromadu nevyřízené pošty a brzo jsem toho měl dost. Sice nejsem typ člověka, kterému chodí desítky zpráv denně, ale i přesto se mi brzo jejich počet nepěkně zvětšoval.

Neměl jsem totiž žádný systém, žádné pravidla pro práci s poštou, kterými jsem se mohl řídit. Občas jsem tedy odložil odpověď na zprávu na dobu neurčitou (což v překladu znamená na nikdy). V mnoha případech to bylo zcela zbytečné.

Svůj aktuální systém stále zdokonaluju, ale základ je pro mě okamžité zpracování zprávy ihned potom, co mi příjde. Zprávu přečtu a pokud její vyřízení nezabere déle než 5 minut, zpracuju ji hned. Pod pojmem zpracovat si můžete představit buď odpověď na zprávu, nebo vykonání nějaké činnosti (například pokud přijde faktura, tak zaplacení). Pokud zpracování zabere odhadem více času, označím si zprávu jako úkol. V Outlooku je to otázkou jednoho kliknutí, nicméně podobně to lze udělat i v kterémkoliv jiném klientovi (i když ne tak jednoduše 🙂 ).

Další zásadou je mazání pošty. Byl jsem zvyklý si poštu nechávat. Dneska, v době gigabytových schránek, se člověku prostě k mazání nechce. Proč taky, místa je přece dost. Problém nastane, pokud začnete hledat nějakou starší zprávu. Sice vyhledávání v poště funguje dobře, ale občas se stane, že prostě nevíte co přesně hledáte (nevíte ani odesílatele, ani obsah zprávy). Hledat potom jednu zprávu mezi tisíci jinými je potom opravdu nepříjemná činnost.

Je třeba naprosto zbytečné si uchovávat různé e-maily s upozorněním (třeba na nové příspěvky z fóra atd.), nebo různé reklamní nabídky a podobné zprávy týkající se pouze určitého časového období. Takové zprávy potom v budoucnu nemají žádnou hodnotu a s velkou pravděpodobností se k nim nikdy nevrátíte.

Naopak zprávy osobního charakteru je vhodné si uchovat, i když se může zdát, že v budoucnu nebudou potřeba. Já si raději podobnou historii ukládám (například historie z mého IM obsahuje záznamy až někdy dva roky dozadu), takže potom není problém si dohledat, co jste s určitým člověkem řešili před x lety.

S podobným systémem Vám pravděpodobně zůstane jen několik desítek zpráv, takže jejich prohledávání bude snadné. Díky tomu ani nemusíte řadit poštu do více adresářů. Nicméně k rozdělení do adresářů se chystám, na škodu to určitě nebude.

A důvod všech těchto opatření? Práce s poštou by neměla zdržovat, měla by být pohodlná a příjemná. Zkusili jste se někdy zamysled nad tím, kolik procent z Vaší elektronické pošty je opravdu důležitých a kolik je jen “odpad”?

Příspěvek byl publikován v rubrice Internet. Můžete si uložit jeho odkaz mezi své oblíbené záložky.

9 reakcí na Je vaše práce s e-maily efektivní?

  1. Flavicius napsal:

    Já jsem byl naopak zvyklý dříve všechny zprávy mazat, i přesto, že jsem měl gigabajty místa. Teď mažu už jen spamy, ostatní nechávám. I všechen reklamní odpad atd.

    Když něco hledám, tak snad vím, čeho se to týká, takže mně vždy pomůže vyhledávač.

    Používal jsem Windows Live Mail, neboť Outlook 2007 je na mém PC jako šnek. Přešel jsem ale na pouhé uživatelské prostředí přes webový prohlížeč, protože teď někdy lezu na poštu i z Linuxu….

    Důležité zprávy si např. na gmailu označím hvězdičkou, tím je nemusím hledat….

  2. carnero napsal:

    Já tohle řešil když jsem začal pracovat (ve firmě). A vyřešil jsem to celkem jednoduše a s respektem k vlastní lenosti. Inbox se snažím nechávat prázdný – zpracuji hned jak to přijde, občas tam mám pár zpráv “to do”. Kromě inboxu mám asi 10 složek, kam přijatou poštu po přečtení “rozházim”. Je to tématicky podle projektů + “ostatní”. Co se týká práce, nebo má nějaký obsah to nechávám.

    Logy ze subversion nebo ze serverů mažu zhruba jednou za měsíc. Notifikace z diskuzí, informace o registracích, notifikace vlastního webu… to všechno mažu hned po přečtení.

    Skladovat veškerou poštu s nějakým obsahem jsem se naučil poté, co jsem zjistil, že je těžké odhadnout, co budu potřebovat za rok. Například jsem byl přeřazen z jednoho projektu na jiný a rázem se vynořila potřeba najít staré materiály. Buďto jsem o ně mohl žádat, nebo je najít v poště. Druhé je rychlejší a otravuje to míň lidí.

    Jinak WWW rozhraní nepoužívám už asi deset let. Poslední roky používám Thunderbird a Pocket Outlook.

  3. David napsal:

    Flavicius: v tom případě bych se být tebou asi bál, jak bude vypadat ta schránka třeba za 2 roky 🙂 Nicméně díky velmi kvalitnímu vyhledávání pošty to nebude zas takový problém, jen mě prostě ta hromada zpráv nahání hrůzu 😉

    Carnero: rozumný postup, taky to ukládání zpráv s nějakým obsahem je super, člověk nikdy neví, kdy se mu to bude hodit 🙂

    Ale zajímalo by mě, když píšeš že používáš Thundebird a Pocket Outlook, používáš nějaký nástroj na jejich synchronizaci? Jakou službu vlastně používáš na email? Já zatím Gmail, ale celkem pokoukávám po hostovaném exchange serveru na http://www.eoutlook.cz , což je sice dost drahé, nicméně to pohodlí se synchronizací je velmi lákavé. Zkoušel jsem i službu mail2web.com, ta mě ale moc nepřesvědčila, měl jsem problém s příjmem zpráv.

  4. Já osobně používám na poštu také Outlook. Líbí se mi jedno rozhraní Outlooku i pro kalendář, úkoly, atd., byť je fakt, že nemít Windows Mobile zařízení, tak bych si vystačil s Kalendářem vestavěným ve Vistě a program Live Mail (případně s Thunderbirdem s kalendářním rozlišením.

    Je ale fakt, že pokročilé možnosti Outlooku příliš nevyužívám – jen jsem si v poslední době nastavil pár složek, kam třídím příchozů poštu automaticky podle zadaných filtrů.

    Jinak mám jednu svoji primární schránku, kterou používám už roky a pár dalších, které používám např. jako záložní. Mám tak účet na gmailu i hotmailu a poštu z hlavní schránky si tam nechávám automaticky přeposílat.

    Občas se hodí i webové rozhraní, když člověk potřebuje na cizím počítači vyřídit poštu (byť je tam třeba zvážit nebezpečí, že na PC běží nejaký mallware, co si “smlsne” na mých přístupových udajích :).).

  5. David napsal:

    Přemek: taky zatím moc ty pokročilé funkce Outlooku moc nepoužívám (a vzhledem k tomu, kolik jich Outlook nabízí tak ani nikdy nebudu), ale snažím se ho používat co nejvíce 🙂

    A jak to děláš s tou hlavní schránkou? Poštu z ni stahuješ pomocí POP3? Já to tak zatím dělám, ale štve mě, že když chci poštu třídit, musím to dělat v podstatě dvakrát. Zkoušel jsem i IMAP přístup ke Gmailu, ale je to děsně pomalé.

  6. Stahuji přes POP3, ale kopii zpráv nechávám na serveru. Přímo na serveru ale netřídím – tam to prostě nechávám, jak to stojí a leží – opravu jen jako zálohu pro případ, že bych třeba přišel o disk a tak i o poštu, nebo, že bych se nemohl dlouho dostat ke svému PC + ještě záloha na dalších dvou poštovních účtech – pro případ, že hlavnímu mailu spadne server a data nepůjde obnovit :).

  7. David napsal:

    Tak to máme řešené dost podobně 🙂 Já používám taky více schránek, ale jako hlavní mám jen jednu (dříve to byla ta na centrumu a teď gmail) a tam to nijak zvlášť netřídím. Jen když se v práci nudím, tak to trochu promažu 🙂

    Kdyby pak došlo ke ztrátě dat, tak mě to moc mrzet nebude, zprávy mám na více místech, takže jsem celkem vklidu 🙂

  8. carnero napsal:

    David: Firemně používáme Exchange server, ale sync s ním se mi moc nelíbil – ActiveSync neumí víc účtů zároveň, což mi z mnoha důvodů nevyhovuje. Takže jsem sáhl po řešení nejjednodušším: používám IMAP. Ten zvládá synchronizaci jak složek, tak mailů a také i stavů “přečtenosti” zpráv. IMAP podporuje jak můj hosting (soukromý mail), tak firemní Exchange server. Stačí připojit mobil a během chvíle mám v mobilu totéž, co v Thunderbirdu (alespoň co se týče mailů).

    Ohledně Exchange: Tam mám důvody hlavně v tom, že trpím roztroušeností. Maily mám na dvou serverech, kalendář v Google Calendar a kontakty v Plaxu nebo jinde. A různé agregační servery nebo aplikace mě zpravidla odradily svojí mizivou spolehlivostí.

  9. David napsal:

    Tak v práci taky máme exchange server, ale žádné problémy s nim nemám. Bude to asi tím, že nepotřebuju žádnou synchronizaci s ničím jiným, takže data ze serveru tahám pouze z toho jednoho klienta.

    Ale budu si to muset nějak zařídit, abych měl vše nějak synchronizované. Zatím se musím spokojit buď s nedokonalým pop3 a nebo pomalým IMAPem, tak nevím 🙂

Napsat komentář

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *