Jak si usnadnit s PDA organizaci času

Do teď jsem se obešel bez jakékoliv organizace času. Úkoly (jak škoní tak i osobní) jsem řešil výhradně na poslední chvíli. Jakožto extrémně líný člověk jsem tak spoustu věcí vůbec nedokončil, nebo lépe řečeno – mnohdy jsem s nimi ani nezačal :)

Aktuální situace mě ale doslova donutila to změnit. Většinu dne strávím v práci a domu se dostanu až k večeru. To by nebylo nic tragického, stále bych měl ještě několik hodin pro sebe a své koníčky. Bohužel krom práce taky ještě studuju dálkově vysokou školu. Sice tam skoro nechodím, ale úkolů na odevzdání je celkem dost a termíny jsou neúprosné.

Na věci mimo školu nebo práci už potom zbývá minimum času. Musel jsem vymyslet systém, který by byl jednoduchý, časově nenáročný a hlavně efektivní. Po několika neúspěšných pokusech bych řekl, že jsem takový systém konečně našel. Nejlepší na něm je to, že není třeba kupovat žádný drahý software (jako třeba skvělý pocket informant), vystačil jsem si pouze s aplikacemi obsaženými ve windows mobile a s jedním freewarem.

Základ

Nejdříve je třeba ujasnit si, jakým způsobem budete své události a úkoly vytvářet. Vybrat si můžete mezi úkolem (task) nebo schůzkou (appointment).

Jako úkoly označuju věci, které je třeba dokončit do určitého termínu a nevyžadují mou stálou přítomnost na nějakém místě. Jako úkol tedy může být „Zálohuj SQL databázi“. Musím stanovit do kdy má být tento úkol splněn a tento termín bezpodmínečně dodržet. O tom, jak se k tomu přimět se zmíním za chvíli. Jako úkol taky označuju věci jako „objednat se u zubařky“. Naopak „jít k zubařce“ už vkládám jako schůzku. Tady je ten rozdíl: v prvním případě se prostě objednám, nic víc a úkol tím tedy splním. Naproti tomu druhý případ vyžaduje mou přítomnost na nějakém místě (třeba zrovna u té zubařky) v určitý čas po nějakou dobu.

Tolik k rozlišování událostí. Další věc je, co všechno při vkládání událostí vyplňovat. U úkolů vždy vyplňuju datum začátku a konce. Pokud by neměl úkol pevně stanovený termín, asi bych ho nikdy nezačal řešit. Osvědčilo se mi určovat dobu trvání úkolů docela přísně. Úkol jako třeba „pošli zprávu“ by tedy neměl trvat déle než jeden den.

Prioritu většinou nechávám tak jak je, důležitější je pro mě datum konce. Velmi užitečná vlastnost je opakování události. To se hodí třeba u výše uvedené zálohy. Možnosti jsou opravdu široké – např. opakování poslední den každého měsíce.

Dále je možnost nastavit kategorie, to ale vyplňuju málokdy. Jediné na co ty kategorie využívám jsou vlastně jen školní úkoly.

Citlivost (Sensitivity) nepoužívám vůbec, nechávám to tak, jak to je.

To ale ještě není všechno, úkoly a schůzky nabízí ještě možnost připsat si k nim poznámky. To je velmi důležitá věc. Vždy když úkol vyžaduje ke svému splnění nějaké informace, snažím se je všechny uvést do poznámek. U školních úkolů tam zkopíruju zadání, u úkolu „nákup“ zas uvedu seznam věcí, které mám koupit. Je to ideální způsob, protože k informacím tak máte rychlý přístup a nemusíte je tak složitě dohledávat. Bohužel do poznámek nelze přidávat přílohy ve formě souborů, to jde jen ve stolní verzi Outlooku. To by se někdy docela hodilo, je škoda že to tak nefunguje i ve windows mobile.

Jak události prohlížet?

Kdybych měl pořád otvírat kalendář a úkoly, asi bych se na to brzo vykašlal. Defaultní plugin na today obrazovku je na nic. Ukazuje totiž jen jednu nadcházející událost a jeden úkol. To je celkem k ničemu. Jelikož jsem si pořídil PDA hlavně kvůli organizaci času, využil jsem pro to téměř celou plochu today obrazovky. Zkoušel jsem několik pluginů, ale nejvíce se mi osvědčil TodayAgenda. Krom toho, že se jedná o freeware, má ještě výhodu v ohromném množství nastavení. Můžete si ho přizpůsobit přesně pro vaše potřeby.

Tady je ukázka, jak vypadá moje today obrazovka. Schůzky se zobrazujou normálně, ale úkoly mám barevně rozlišené. Zelené jsou úkoly, které už začaly být aktuální, ale nemusím je splnit dneska. Žluté jsou ty, které musí být dokončeny dnes. No a červené znamenají problém, měly být už splněny.

Díky tomu mi stačí krátký pohled na obrazovku, abych měl přehled o tom, co musím udělat. Nejvyšší prioritu mají červené úkoly, ale ty by se už z principu měly objevovat co nejméně, ideálně vůbec. Pokud není žádný úkol červený, začnu plnit ty žluté. Pokud jsou jen samé zelené, jednoduše si vyberu ten, který mi vadí nejméně a začnu ho řešit okamžitě když mám čas.

Motivace pro plnění úkolů je snadná – udržovat today obrazovku co nejprázdnější, nebo alespoň zelenou :) Dlouho jsem používal nebarevnou variantu, ta byla ale k ničemu. Při větším počtu úkolů jsem je potom už ignoroval. Když člověk vidí před sebou hromadu úkolů, začne být deprimován a nakonec se tomu snaží vyhnout. Když ale vidím dva úkoly, co mají být dnes splněny, je to už lepší. Zdá se to jako blbost, ale mozek takto opravdu funguje. Podceňovat barvy se tedy nevyplatí :)

Dále je dobré předcházet dlouhým úkolům. Do takových se člověku nechce a často se jim potom vyhýbá. Proto je dobré si ty velmi dlouhé úkoly rozdělit na několik menších – snadněji řešitelných. Ne vždy to je ale možné.

Závěr

K organizaci času poslouží podobně i jiná zařízení než ty s windows mobile. WM ale nabízí už v základu velmi kvalitní nástroje pro organizaci. Navíc další funkce lze snadno doplnit, existují i pokročilejší programy pro správu času (nejlepší je asi Pocket Informant). Ty jsou ale většinou placené a pro mě zbytečně robustní.

Kombinace vestavěných aplikací v kombinaci s TodayAgendou je pro mě ideální. Vše důležité mám k dispozici jen při pohledu na today obrazovku, nemusím tedy vůbec otvírat kalendář, abych zjistil co mě čeká.

Tento systém organizace času se mi osvědčil, bohužel stále není dokonalý. Největší jeho slabinou je … ehm … moje lenost :) Pokud ale nic nešidím a dělám vše tak, jak jsem popsal výše, dokážu využit volný čas velmi efektivně.

A co vy, máte nějaký osvědčený systém na efektivní a zároveň snadnou organizaci času?

Další články zde na webu:

Příspěvek byl publikován v rubrice Windows Mobile, Ze života. Můžete si uložit jeho odkaz mezi své oblíbené záložky.

8 komentářů u Jak si usnadnit s PDA organizaci času

  1. BobrB napsal:

    Muzes sem dat ukazku obrazovky z nastaveni barev? Snazim se nastavit podobny system, ale rozlisuje mi to barvu jen u zpozdenych ukolu a zbytku:-(

  2. David napsal:

    jasně, odpoledne to tu hodím

  3. Bobrb napsal:

    super diky – ja to porad nastavoval obracene:-(

  4. David napsal:

    Nemáš zač ;) Kdybys náhodou přišel na zajímavý tip k vylepšení organizace času, tak se o něj nezapomeň podělit :)

  5. carnero.cc napsal:

    Pěkný článek, budu doporučovat k přečtení. Já se k organizaci času dostal už dávno, ale nikdy jsem se nedokopal k tomu to sepsat :)

  6. David napsal:

    Díky moc :)

  7. Pingback: Několik způsobů jak zvýšit svou produktivitu | Dadajax's weblog

Napsat komentář

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

Můžete používat následující HTML značky a atributy: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong> <pre lang="" line="" escaped="">