Je zvláštní, jak se někdy s vášní a odhodláním pustíme do plnění nějakého úkolu, ale čím blíže ukončení úkolu jsme, tím méně se nám chce pokračovat. Určitě jste to zažili taky. Úkol, nebo projekt je téměř u konce, zbývá udělat jen několik maličkostí, ale vám se prostě nechce. Někdy pod tíhou zbývajících problému s tím spojených, nebo prostě jen ztrátou motivace. Začnete tedy pracovat na něčem jiném, ale pořád máte takový nepříjemný pocit z toho, že máte ještě něco rozdělané. A právě to je ten problém. Nedokončený úkol vám bere energii, kterou byste mohli využít mnohem lépe.
Já o tom svém nedokončování úkolů vím dlouho, ale nikdy mě nenapadlo, kolik energie takový nedokončený úkol stojí. Uvědomil jsem si to teprve nedávno a začal jsem tedy řešit způsob, jakým bych se tomu mohl vyhnout i v momentech, kdy je počáteční motivace už dávno pryč. Nakonec se mi podařilo najít řešení, které mi vyhovuje a hlavně funguje 
Akční plán
Když chci nějaký úkol dotáhnout do konce, sestavím si akční plán. Je to seznam jednotlivých kroků (nebo podúkolů, chcete-li), které když postupně všechny splním, tak bude úkol dokončen. Mnohdy se nám do úkolu nechce proto, že nevíme, co všechno je třeba ještě udělat. Když si to ale rozepíšete bod po bodu, tak už není těžké postupovat dále ke zdárnému dokončení úkolu.
Ne vždy je ale dopředu jasné, co vše je třeba udělat. V takových případech se nenechte odradit a sepište si alespoň kroky, které víte. Z mých zkušeností vím, že zbývající neznámé kroky se během plnění ostatních kroků postupně vyjasní.
Snažte se také vytvářet co nejméně časově náročné kroky. Každý krok by vám měl zabrat ideálně několik minut, v horším případě hodin. Nikdy by ale neměl zabrat více než den. Pokud je krok na několik dní, je lepší si ho rozdělit na více částí.
Realizace
Je úplně jedno jakým způsobem si akční plán sestavíte. Může to být na papír, v mobilu, v nějakém specializovaném programu v počítači, prostě kdekoliv. Důležité je, aby bylo dobře vidět, co už jste udělali (to motivuje ke splnění toho nesplněného). Osobně jsem to zatím nijak nehrotil, své akční plány jsem sestavoval ve Wordu jako číslovaný seznam. Jednotlivé položky ze seznamu jsem po splnění označil zeleně, což mě motivovalo k tomu, aby byl zelený celý seznam. Není to ideální řešení, ale prozatím mi vyhovuje. Další možnost je použít nějakou „TODO“ aplikaci.
Proč akční plán?
Proč jsem zvolil název akční plán? Nevím, jestli se tento výraz používá a jestli ano, tak netuším v jakém kontextu. Potřeboval jsem ale něco co bude znít zajímavě a bude to vytvářet pocit akce Když si řeknu „jdu si sestavit akční plán, abych tohle dokončil“ tak hned cítím takové zaujetí. Docela mě to motivuje k nějaké té akci. Při sestavování a plnění „akčního plánu“ se přece nemůžu flákat, musím být aktivní
Máte s dokončováním úkolů taky problémy? Jestli ano, tak silně doporučuju alespoň vyzkoušet sílu akčního plánu Pokud si ale úkoly rozdělujete na jednotlivé kroky hned ze začátku, asi akční plán potřebovat nebudete. Ale jestli máte nějaký jiný způsob, jak se přimět něco dokončit, budu rád, když o tom napíšete v komentáři pod článkem 
11 Komentářů
V poslední době GTD proniká do širšího povědomí lidí. Asi ho také začnu používat. Myslím, že se úspěšnost práce mnohonásobně zvětší.
Fremy: musím říct, že jsem se zatím ještě nedostal k prostudování GTD, ani žádného jiného time-management systému. Vždy když o něčem takovém začnu číst, tak mě to většinou brzo odradí
Mě se jako time-management osvědčil prostý FIFO zásobník
Ale k článku (že mi to trvalo). Akční plán nevedu. Píšu si pouze jednotlivé úkoly, které musím realizovat – píši dohromady pracovní i soukromé úkoly. Priority neexistují protože se mění často tak rychle, že je neřeším a jen si pamatuji „tohle počká“ nebo „tohle ASAP“. A úkoly dělám tak, jak jsou napsané stylem FIFO – tedy první zapsaný je i první na pořadu dne. Až jej dodělám, jdu na další.
Pokud mám problém úkol dodělat znamená to jen to, že dodělat nejde, nechce se mi a hlavně že to není potřeba. Například pracovní úkoly dodělat musím (pokud chci výplatu). Pokud se ale v nějakém úkolu zaseknu, určím jej jako mrtvý, ukončený a jdu na další. Rozhodně se k tomu nevracím a ani tím neztrácím čas.
„pracovní úkoly dodělat musím (pokud chci výplatu)“ tohle se mi líbí
FIFO způsob je zajímavý a určitě hodně účinný. Osobně taky nikdy nepřiřazuju úlohám priority, většinou se pořád mění (jak jsi zmiňoval) a taky jsou většinou zřejmé. Navíc to zabere dost času to pořád nastavovat, kontrolovat a měnit…takže je to ve výsledku zbytečné
I když možná existují systémy, kde přiřazování priorit přináší užitek. O ničem takovém ale nevím 
No tak nedokončování úkolů, jejich třeba i několikaleté „rozpracování“, nebo nechuť se do nějakých úkolů pustit při představě věcí s nimi dále spojených, je můj dlouholetý problém. Možná tedy zkusím ten tvůj akční plán – třeba to alespoň trochu pomůže…
Jinak na téma time management jsem nedávno psal. Můj problém je také v tom, že kdybych měl jen velice omezený okruh úkolů, tak si je nějak naplánuji, ovšem při poštu zájmů se tyto již nedají dost dobře organizovat. Mám tu výhodu, že v podstatě mohu vyřadit racovní úkoly. Jako zaměstnanec ve službách si odpracuji těch svých pár směn a ostatní čas jde zcela mimo práci. Mé úkoly jsou tedy téměř na 100% z oblasti osobních zájmů. Problémem je, že mé zájmy jsou rozsáhlé a z velké části se týkají kreativních věcí, které se prostě dfost dobře plánovat nedají, neboť na ně musí přijít vhodná chvíle, atmosféra, nálada… Nemohu si naplánovat, že ve čtvrtek po práci bude dvě hodiny pracovat na muzice, další hodinu třídit a tagovat fotky, půl hodiny věnovat blogu, atd. Tyhle věci prostě člověk udělaá, když má na to náladu. Problém je, že v návalu nových úkolů – zájmů, snímků, nápadů, atd. se na ty staré již nedostává času, neboť přeci jen člověk musí počítat s tím, že polovinu týdne stráví v práci, po práci se mu obvykle moc nic dělat nechce a někdy taky musí (alespoň trochu spát). To se potom skutečně dost těžko něco organizuje… :/.
Přemek: určitě to zkus, za zkoušku nic nedáš
Jinak máš pravdu, že ty kreativní činnosti se nedají moc dobře plánovat a organizovat. Taky focení málokdy plánuju, většinou se na to vrhnu podle nálady a počasí
Osobně nevyužívám žádný time-management systém, takže nemám vůbec naplánované úkoly na nějakou pevnou hodinu, nebo pevný den.
Mám to celkem volné, až na úkoly, které musí být provedené v určitou dobu (třeba domluvená schůzka s někým…) si většinou plánuju jen den. A když mi do toho vleze třeba nějaká ta kreativní činnost, protože je na ni nálada, tak zbytek úkolů jednoduše přesunu na jindy
Je třeba vytvořit si vlastní systém, který ti bude vyhovovat. Time management by měl člověku pomoct a ne ho naopak svazovat spoustou pravidel a povinností.
V podstatě mívám podobný problém, případně mi občas dělá potíž s úkolem vůbec začít. Akční plán se mi ale líbí, také bych to mohl někdy zkusit.
Petr: určitě to vyzkoušej
Třeba to můžeš zkusit použít i pro případy, kdy ti dělá potíže s úkolem i začít.
Tři úkoly tohoto léta jsem splnila, maturita, přijímačky na vysokou a mám brigádu. Považuji toto léto za dotáhnuté…
Evča: tomu říkám úspěšné léto
Přidej komentář!